Operations Manager 100% DE, FR, EN (w/m/d)

Office Management

• Du trägst die operative Verantwortung für unsere Bürostandorte in der ganzen Schweiz.
• Du koordinierst Vermieter, Verwaltungen, Hausdienste, Lieferanten und externe Dienstleister.
• Du stellst die Verfügbarkeit von Büromaterial, Infrastruktur und Arbeitsplätzen sicher.
• Du bearbeitest standortbezogene Anliegen
• Du sorgst für einen professionellen Empfang und einen reibungslosen Büroalltag.

Fleet Management

• Du betreust und kontrollierst unsere Firmenfahrzeugflotte.
• Du koordinierst Fahrzeugübergaben und -rücknahmen, Services, Reifenwechsel, Reparaturen und Schadensfälle.
• Du pflegst die Fahrzeug- und Vertragsübersichten.
• Du überwachst relevante Termine, Kosten und die Vollständigkeit der Fahrzeugunterlagen.
• Du koordinierst dich mit Mitarbeitenden, Leasingpartnern, Garagen und Versicherungen.

Mietanmeldungen

• Du prüfst und bearbeitest Mietanmeldungen.
• Du stellst sicher, dass sämtliche benötigten Unterlagen vollständig vorliegen.
• Du koordinierst interne und externe Abklärungen.
• Du bewirtschaftest das zentrale Miete-Postfach und gewährleistest eine transparente Statusführung.

Post- und Dokumentenmanagement

• Du organisierst die ein- und ausgehende Geschäftspost.
• Du koordinierst Postumleitungen und die Leerung unserer Briefkästen.
• Du stellst die korrekte Zuordnung, Digitalisierung und Weiterleitung relevanter Dokumente sicher.
• Du überwachst die definierten Bearbeitungsfristen und sorgst für eine nachvollziehbare Ablage.

Administrative Unterstützung

• Du bearbeitest und dokumentierst Verkaufstransaktionen gemäss den internen Vorgaben.
• Du koordinierst Abklärungen mit Sales, Sales Operations, Finance und weiteren internen Stellen.
• Du unterstützt bei Partneranfragen sowie Cross- und Upselling-Potenzialen.
• Du bearbeitest allgemeine Inbound-Anliegen.
• Du übernimmst definierte Ferien- und Abwesenheitsvertretungen innerhalb des Backoffice.

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung (EFZ), betriebswirtschaftliche Weiterbildung (HF/FA) oder ein Bachelorabschluss
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, Backoffice oder in einer vergleichbaren koordinativen Funktion
• Sehr gute Deutsch-, Französisch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Italienischkenntnisse von Vorteil)
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie eine selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Hohes Verantwortungsbewusstsein, Durchsetzungsvermögen und konsequentes Nachfassen
• Priorisierungsstärke im Umgang mit mehreren gleichzeitig laufenden Aufgaben
• Hands-on-Mentalität und klare Kommunikation gegenüber internen sowie externen Ansprechpartnern
• Freude an digitalen sowie KI-basierten Tools und an der kontinuierlichen Optimierung von Abläufen

• Überdurchschnittliche Karrieremöglichkeiten & Talentförderung
• Junges und innovatives Unternehmen
• Fixe Arbeitsplätze und Co-Working-Space in hellen Räumlichkeiten mit Ruhezonen
• Food & Drinks: frische Früchte & Snacks, Kaffee & Tee
• Birthday Retreat: halber Tag geschenkt
• Fünf Wochen Urlaub
• Unbegrenzter (unbezahlter) Urlaub
• Rocket Friday, Sommer & Winter-Event, Incentive-Reisen
• Ein Unternehmen, das KI als Kernkompetenz behandelt, nicht als IT-Projekt